Als werkgever heb je de verplichting er een deugdelijke en kloppende administratie op na te houden. Je wilt je aan de regels van de Belastingdienst houden. Niet alleen om niet in de problemen te komen, maar ook omdat het het gunstigst is om gebruik te maken van de voordelen waar je als werkgever gebruik van kunt maken. Dat landschap is lang niet altijd even overzichtelijk en makkelijk te navigeren, dus is het verstandig om je ergens van tevoren altijd in te verdiepen of er advies van een expert over te vragen. Zo ook over cadeaus voor personeel. Het is immers denkbaar dat er momenten zijn dat je personeel een cadeau wilt geven, maar hoe zit dat dan qua belasting? We proberen het duidelijker te maken.
Werkkostenregeling (WKR) en vrije ruimte
In Nederland hebben we iets genaamd de werkkostenregeling (WKR). Deze regeling stelt jou als werkgever in staat om bepaalde vergoedingen en verstrekkingen aan je werknemers belastingvrij te geven. Hiervoor bestaat een zogenaamde vrije ruimte. Deze vrije ruimte bedraagt een percentage van het totale fiscale loon van al je werknemers. In 2024 geldt dat de vrije ruimte van het fiscale loon tot en met 400,000 euro 1,92 procent bedraagt. Boven dat bedrag gaat het om 1,18 procent. Als de waarde van de cadeaus die je aan personeel schenkt binnen deze vrije ruimte blijft, hoef je er geen loonbelasting of premies werknemersverzekeringen over te betalen. Maar als de totale waarde van alle vergoedingen en verstrekkingen inclusief cadeaus de vrije ruimte overschrijdt, moet je over het resterende deel een eindheffing van maar liefst 80 procent betalen.
Verschillende soorten cadeaus
Natuurlijk heb je cadeaus en cadeaus, dus is het verstandig om verschillende soorten even te bespreken. Zo is er de categorie kleine attenties, oftewel cadeaus met een geringe waarde. Dit betreft zaken zoals bloemen, bonbons of een fles wijn. Als je deze slechts incidenteel geeft, kunnen ze onbelast blijven. Cadeaubonnen, mits ze gebruikt kunnen worden voor meerdere doelen zoals het geval is bij en VVV-bon, vallen onder de werkkostenregeling en moeten daardoor dus worden meegeteld in de vrije ruimte. Ook een jubileum- of kerstpakket is natuurlijk een cadeau voor personeel en valt daardoor binnen de WKR, met als gevolg dat het moeten worden meegerekend in de vrije ruimte. Vaak worden deze cadeaus echter zo gepland dat ze binnen de vrije ruimte blijven of op andere manieren belastingvrij gegeven kunnen worden. Bij speciale gelegenheden, zoals een jubileum van een werknemer bij het bedrijf, kan wel een belastingvrije vergoeding worden gegeven, maar die moet dan wel binnen de geldende regels vallen.
Praktische tips
Hoe navigeer je dan het beste door deze regeling? Het is zaak om je cadeaus voor personeel strategisch te plannen en daarbij rekening te houden met de vrije ruimte. Kies waar mogelijk voor kleine attenties die belastingvrij kunnen zijn. Houd gedurende het jaar de vrije ruimte goed in de gaten om te voorkomen dat je met onverwachte eindheffingen te maken krijgt. Het is daarom zeer belangrijk om een goede administratie bij te houden van alle vergoedingen en verstrekkingen, inclusief cadeaus. Onzeker over het correct toepassen van de regeling? Vraag advies bij een fiscaal expert of boekhouder, zodat je zeker weet dat je voldoet aan alle belastingregels én optimaal gebruik maakt van de WKR.
Zo zit de werkkostenregeling en de vrije ruimte in elkaar en kun je er het beste gebruik van maken. Hopelijk wordt het je hiermee wat duidelijker hoe het belastingtechnisch zit met het schenken van cadeaus aan personeel, als dat nog niet het geval was. Als je bovenstaande regels en tips in acht neemt, kun je op een belastingtechnisch verantwoorde manier cadeaus geven aan je personeel. Dat zorgt ervoor dat je werknemers zich gezien en gewaardeerd voelen, terwijl jij niet opgezadeld wordt met onnodige afdrachten aan de Belastingdienst.
